การจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศ

      การจัดการสารสนเทศมี  3 ขั้นตอน คือ การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล  การประมวลผลข้อมูล

และการดูแลรักษาข้อมูล

การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล

        เป็นขั้นตอนแรกในการจัดการสารสนเทศ  ซึ่งควรกระทำควบคู่กันไป คือ เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้ว

ก็ทำการตรวจสอบข้อมูลนั้นทันที  เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องตามความต้องการมากที่สุด

           1. การเก็บรวบรวมข้อมูล  เป็นการจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก  จึงควรกำหนดว่าจะต้องใช้ข้อมูลอะไร

บ้าง  ข้อมูลได้มาจากไหน  และจัดเก็บข้อมูลนั้นมาได้อย่างไร

          2. การตรวจสอบข้อมูล  เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาเพื่อได้สารสนเทศ

ที่คุณภาพ

การประมวลผลข้อมูล

     การประมวลผลข้อมูล  คือ  การนำข้อมูลที่มีอยู่แล้วหรือข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมและตรวจสอบมา

กระทำเพื่อให้ข้อมูลเปลี่ยนแปลงไปจนเกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ  ดังนี้

     1. การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล  เป็นการแยกประเภทของข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาอย่างเป็นระบบตามกลุ่ม

และประเภทของข้อมูลนั้น  เพื่อให้สามารถดำเนินการในขั้นตอนต่อไปได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น

ทั้งนี้อาจเก็บไว้ในรูปของแฟ้มเอกสารหรือแฟ้มข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในคอมพิวเตอร์ก็ได้

     2. การจัดเรียงข้อมูล  เป็นขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล  เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาหรืออ้างอิงข้อมูลในอนาคต

     3. การคำนวณ  เป็นการประมวลผลที่ต้องการผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่มีความละเอียดถูกต้อง  แม่นยำ

เนื่องจากที่รวบรวมและจัดเก็บมานั้นอาจมีทั้งรูปแบบของข้อความและตัวเลข  ซึ่งต้องมีการคำนวณหาค่าเฉลี่ยหรือ

ผลรวมของข้อมูลนั้น ๆ

     4. การทำรายงาน  เป็นการประมวลผลที่มีความสลับซับซ้อนมากที่สุด  โดยมีจุดประสงค์หลักเพื่อเผยแพร่ ข้อมูลในอนาคต ผู้ดำเนินการจะต้องสรุปข้อมูลเพื่อทำรายงานให้ตรงกับความต้องการในการใช้สารสนเทศ นั้น ๆ

โดยจะต้องนำเสนอรายงานในรูปแบบที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการจัดการสารสนเทศ

การดูแลรักษาข้อมูล

       การดูแลรักษาข้อมูล  เป็นขั้นตอนการจัดการสารสนเทศมีจุดประสงค์หลักเพื่อป้องกันและเก็บรักษาข้อมูล ไม่ให้สูญหาย  ช่วยอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลสำหรับนำกลับมาใช้ใหม่ในอนาคต

        1. การจัดเก็บ  คือการนำข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบและประมวลผลแล้วมาบันทึกเข้าสู่ระบบข้อมูล

อย่างมีระเบียบและเป็นหมวดหมู่  เพื่อความสะดวกในการเรียกใช้งาน ทั้งนี้อาจจัดเก็บไว้ในรูปแบบของแฟ้มเอกสาร

สิ่งพิมพ์หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในคอมพิวเตอร์ก็ได้

       2. การทำสำเนา  คือ  การเพิ่มจำนวนข้อมูลด้านปริมาณ  โดยเนื้อหาของข้อมูลจะไม่เปลี่ยนแปลงไป

จากต้นฉบับหรือข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว  สามารถกระทำได้โดยการคัดลอกทั้งจากมนุษย์หรือ

เครื่องจักรต่าง ๆ  ซึ่งเป็นเครื่องถ่ายเอกสารหรือเครื่องคอมพิวเตอร์ก็ได้

       3. การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล  คือ  การนำสำเนาที่ทำเพิ่มไว้แจกจ่ายให้แก่ผู้ใช้และผู้เกี่ยวข้อง

       4. การปรับปรุงข้อมูล  คือ  การแก้ไขปรับปรุงรายการข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน  อาจกระทำโดยการแก้ไขข้อมูลบางส่วนหรือบันทึกข้อมูลเพิ่มเติมลงในระบบข้อมูล